در اجرای تبصره 8 ماده 1 قانون «اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 و اصلاحات بعدی آن» مصوب مرداد ماده 1365 بنا به پیشنهاد شماره 4998/10 مورخ 6/7/1365 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور آئین‌نامه اجرائی قانون مذکور به شرح ذیل تصویب می‌شود.
ماده 1- پس از انتخاب و انتصاب یکی از کارکنان شاغل در ثبت محل و یا عندالاقتضاء واحدهای ثبتی دیگر به عنوان «عضو هیات» (موضوع بند الف ماده 1 قانون) مراتب توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین و معرفی دو نفر دیگر از اعضاء هیات به شورای عالی قضائی اعلام می‌شود.
ماده 2- به منظور انجام کارهای مقدماتی و همکاری با «هیات» در هر یک از واحدهای ثبتی یکی از کارمندان متعهد، مجرب و کاردان به عنوان «دبیر هیات» انتخاب و با صدور حکم لازم توسط مدیر کل ثبت منطقه مربوط منصوب می‌شود انجام این امور علاوه بر وظائف اصلی وی خواهد بود. برای انجام بقیه امور مربوط به اجرای این قانون حسب مورد از وجود کارکنان فعلی شاغل در ادارات ثبت به اقتضای پست سازمانی مورد تصدی و تکالیف محوله استفاده خواهد شد.
ماده 3- پس از تعیین قضات جلسات هیات در اداره ثبت محل تشکیل خواهد شد جلسات با حضور حداقل دو نفر از اعضاء رسمیت داشته و تصمیمات هیات با حداقل دو رای معتبر و با رعایت مقررات «قانون» لازم‌الاجراست.
ماده 4- جلسات هیات‌های موضوع بند الف ماده 1 «قانون» در خارج از وقت اداری و در اداره ثبت محل تشکیل می‌شود.
تعداد جلسات مذکور بستگی به تعداد تقاضاهای واصله و حجم کار هیات‌ها خواهد داشت. به کلیه اعضاء هیات در حدود مقررات و ضوابط قانونی فوق‌العاده حق حضور پرداخت خواهد شد و تصمیمات «هیات» بایستی به ترتیب صدور با ذکر شماره و تاریخ در دفتر مخصوص «ثبت تصمیمات» تماماً قید و به امضاء هیات برسد.
ماده 5- هر گاه در تصمیم «هیات» به علت سهو قلم مطلبی افتاده و یا اشتباه‌بینی رخ داده باشد مادامی که تصمیم به مرحله اجرا در نیامده است هیات مذکور مبادرت به تنظیم تصمیم اصلاحی خواهد نمود و مفاد تصمیم اصلاحی در ذیل تصمیم قبلی و ملاحظات دفتر ثبت تصمیمات با ذکر شماره و تاریخ قید و امضاء می‌شود.
ماده 6- هیات‌های رسیدگی در صورت اقتضاء با دعوت نامه کتبی، متقاضی و یا مالکین مشاعی و یا صاحبان عرصه و یا قائم مقام قانونی آنها و سایر افراد و مراجع و کسانی را که مقتضی بدانند جهت شرکت در جلسات رسیدگی و یا ادای توضیحات و شهادت و غیره دعوت خواهند نمود.
ابلاغ اخطاریه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، آراء و سایر مکاتبات هیات و ادارات ثبت در زمینه اجرای این «قانون» تابع مقررات «ابلاغ» در آئین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی است.
ماده 7- در مواردی که تشکیل بیش از یک «هیات رسیدگی» در نقطه‌ای لازم باشد اداره کل ثبت منطقه مربوط بر حسب پیشنهاد اداره ثبت محل مراتب را جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت اسناد و املاک گزارش خواهد نمود.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز بنا به تشخیص خود در صورت اقتضاء می‌تواند راساً مبادرت به تشکیل هیات‌های اضافی در نقاطی که مصلحت بداند بنماید.
ماده 8- هر یک از ادارات کل ثبت مناطق در سطح کشور مکلفند ضمن تمهید مقدمات اجرای «قانون» نسبت به تنظیم و انتشار آگهی پذیرش تقاضا (موضوع تبصره 6 ماده یک «قانون») برای کلیه واحدهای ثبتی تابعه خود در مهلت پیش‌بینی شده در «قانون» راساً اقدام و مراتب را به اطلاع واحد ثبتی ذیربط برسانند.
ماده 9- آگهی موضوع تبصره 6 ماده یک «قانون» در هر صورت حداکثر ظرف مدت 3 ماه از تاریخ لازم‌الاجراء شدن قانون مذکور در یک نوبت و آگهی موضوع بند ب ماده یک «قانون» حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ وصول نظریه هیات به ادارات ثبت محل و در یک نوبت و آگهی موضوع تبصره 3 ماده یک «قانون« حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ وصول تصمیم هیات به ادارات ثبت منطقه محل در دو نوبت و به فاصله 15 وز به هزینه دولت و طبق روال معمول در مورد آگهی‌های نوبتی و تحدیدی و سایر آگهی‌های ثبتی در جراید کثیرالانتشار محلی و یا نزدیک محل منتشر و آگهی‌های الصاقی آنها نیز مطابق رویه معمول در مورد آگهی‌های ثبتی مذکور در فوق به نحو مقتضی در اماکن و معابر عمومی الصاق خواهد شد و مدت اعتراض به موضع آگهی بند ب ماده یک «قانون» از تاریخ انتشار یک ماه و آگهی موضوع تبصره 3 ماده یک «قانون» از تاریخ انتشار آگهی نوبت اول به مدت دو ماه خواهد بود.
ماده 10- در آگهی موضوع تبصره 6 ماده یک «قانون» بایستی موارد مصرح در تبصره 5 ماده یک نیز قید شود و مشمولین تبصره 5 ماده یک باید بر اساس آگهی منتشره تقاضانامه و مدارک خود را طبق مقررات «قانون« به ادارات ثبت تسلیم نمایند و نظیر سایر متقاضیان در نوبت رسیدگی قرار گیرند.
ماده 11- به منظور وحدت عمل و هماهنگی، فرم تقاضانامه و فرم رسیدی که به متقاضی در قبال تسلیم مدارک و درخواست داده می‌شود و همچنین فرم دفاتر ثبت تقاضانامه موضوع تبصره 7 ماده یک «قانون» و نیز دفتر تصمیمات هیات، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تهیه و در اختیار واحدهای ثبتی گذارده می‌شود.
ماده 12- قبض رسید تقاضانامه که شامل سه نسخه (سرقبض، نسخه دوم و ته سوش و یا نسخه سوم) می‌باشد دارای شماره مسلسل است که به هنگام تحویل قبوض به هر واحد ثبتی شماره آنها در دفتر مخصوصی ثبت و نام واحد گیرنده و تعداد قبوض نیز در آن قید می‌شود و پس از دریافت مدارک از متقاضی سرقبض رسید، پس از تکمیل و امضاء به متقاضی تسلیم و نسخه دوم قبض به پرونده تشکیلی منضم و ته سوش یا نسخه سوم آن جزو دسته قبض در محل مطمئنی نگهداری خواهد شد.
ماده 13- چنانچه احیاناً یکی از قبوض رسید به عللی باطل و از رده خارج گردید بایستی مراتب ابطال با قید شماره قبض به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گزارش شود تا موضوع در ستون ملاحظات دفتر مخصوص تحویل قبوض منعکس گردد.
ماده 14- دفاتر ثبت تقاضانامه موضوع تبصره 7 ماده یک قانون مجلد و نخ‌کشی و پلمپ و کلیه صفحات آن برگ شماری و مجموع صفحات در صفحه اول و آخر دفتر با تمام حروف قید و توسط دادستان یا نماینده وی ممضی و ممهور می‌شود.
ماده 15- پس از انتشار آگهی موضوع تبصره 6 ماده 1 «قانون» فرم تقاضانامه توسط متقاضی و یا قائم مقام قانونی او تکمیل و همراه با سایر مدارک و مستندات به اداره ثبت محل تسلیم می‌شود. متقاضی موظف است نشانی دقیق محلی را که اوراق اخطاریه، دعوت‌نامه و سایر مکاتبات متبادله بایستی به وی ابلاغ شود در فرم تقاضانامه معین نماید و در صورت تغییر محل بلافاصله نشانی جدید خود را به ثبت محل کتباً اطلاع دهد.
تقاضانامه واصله بدواً توسط متصدی امور دفتری اداره ثبت در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور ذیل تقاضانامه قید و سپس تحویل دبیر هیات می‌شود. دبیر هیات نیز قبوض رسید تقاضانامه را با قید شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور اداره تکمیل و سر قبض را به متقاضی تسلیم و سپس نسخه دوم قبض رسید را به مدارک و تقاضانامه ضمیمه و مشخصات آن را به ترتیب نوبت و تقدم شماره قبض رسید و شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور در نسختین «دفتر مخصوص ثبت تقاضانامه‌ها» موضوع تبصره 7 ماده 1 «قانون» ثبت می‌نماید و به ترتیب شماره و تاریخ ورود به دفتر ثبت تقاضانامه تعیین وقت خواهد نمود.
درخواست‌هائی مورد اقدام و طرح در هیات قرار خواهد گرفت که در نسختین دفتر مخصوص ثبت تقاضانامه‌ها ثبت و قبض رسید در موعد مقرر تسلیم متقاضی شده باشد.
ماده 16- با اختتام صفحات نسختین دفاتر مخصوص ثبت تقاضانامه یک نسخه آن نزد رئیس واحد ثبتی مربوطه به نحو مقتضی نگهداری و نسخه دیگر آن به اداره کل امور املاک و نقشه‌برداری سازمان ثبت در مرکز ارسال و سپس از جلدین دفاتر سفید دیگری استفاده می‌شود. در ستون شماره ردیف نسختین دفتر جدید بایستی تسلسل شماره‌های ردیف نسختین جلد قبلی مراعات گردد.
هنگام نقل و انتقال مدیران واحدهای ثبتی بایستی دفاتر مذکور ضمن صورت جلسه‌ای به مدیر جدید واحد ثبتی تحویل شود.
تبصره- در دفاتر مخصوص ثبت تقاضانامه‌ها ستونی تحت عنوان «نتیجه تصمیمات هیات» پیش‌بینی شده است در نسخه‌ای که در ثبت محل باقی می‌ماند دبیر هیات باید نتیجه تصمیمات هیات را نسبت به هر تقاضانامه در محل خود در این ستون قید نماید. در نسخه‌ای که به مرکز فرستاده می‌شود تکمیل ستون مذکور ضروری نیست.
ماده 17- دبیر هیات با رعایت تقدم، بر حسب شماره ردیف دفتر ثبت تقاضانامه پرونده‌های مربوطه، تعیین وقت می‌نماید و در دفتر اوقات نوبت داده می‌شود. پرونده با دعوت کتبی از متقاضی و یا قائم مقام قانونی او و اعلام تاریخ رسیدگی هیات بدوی به ترتیب دفتر اوقات و شماره ردیف دفتر ثبت تقاضانامه تحت رسیدگی قرار خواهد گرفت.
هیات راساً و یا با تحقیق و معاینه محلی و عنداللزوم با انتخاب و اعزام کارشناس و یا خبره محلی و یا مطلعین امور ثبتی و یا استفاده از مامورین شاغل در ثبت محل و عندالاقتضاء با مطالبه گزارش جریان پرونده ثبتی از اداره ثبت محل و یا به هر طریق دیگری که مقتضی بداند نسبت به احراز تصرفات مالکانه و تطبیق مورد تقاضا با وضع محل و تعیین سهم مشاعی و سایر وظائفی که در قانون به عهده هیات رسیدگی محول شده است اقدام خواهد نمود.
تبصره- نمونه دفاتر تعیین وقت توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تهیه و در اختیار واحدهای ثبتی گذارده خواهد شد. هزینه‌های کارشناسی موضوع این ماده به میزانی که هیات تشخیص و تعیین می‌نماید به عهده متقاضی است.
ماده 18- شورای عالی قضائی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در مواقع ضروری و بر حسب اقتضاء می‌توانند تقاضای رسیدگی به پرونده‌ای را به صورت فوق‌العاده و خارج از نوبت بنماید. هیات‌ها مکلف به قبول این تقاضا هستند و رسیدگی به این موارد در جلسات فوق‌العاده صورت خواهد گرفت.
ماده 19- چنانچه در آگهی‌های منتشره مربوط به اجرای این «قانون» اشتباهی رخ دهد تشخیص موثر و یا غیر موثر بودن اشتباه به عهده مدیران واحدهای ثبتی ذیربط است. مدیران مذکور در صورت موثر بودن اشتباه دستور تجدید آگهی را صادر می‌نمایند.
ماده 20- پس از اتخاذ تصمیم هیات نسبت به املاک ثبت شده، تصمیم متخذ به ثبت محل ابلاغ و مفاد آن در متن و ملاحظات ثبت دفتر املاک قید می‌شود و نسبت به صدور مالکیت جدید طی بخشنامه‌ای به دفاتر اسناد رسمی مربوطه و عندالاقتضاء سایر مراجع ذیربط اعلام خواهد شد.
ماده 21- پس از صدور رای هیات نسبت به املاکی که عملیات ثبتی آن خاتمه یافته است ادارات ثبت مکلف به صدور سند مالکیت بر مبنای مفاد تصمیم هیات می‌باشند.
ماده 22- املاک در جریان ثبت موقعی در هیات طرح می‌شود که آگهی‌های نوبتی آن در صورت نیاز منتشره و مدت اعتراض بدون واخواهی نیز سپری شده باشد.
بنابراین دبیر هیات بایستی خاتمه پذیرفتن عملیات ثبتی ملک و یا در جریان ثبت بودن آن را گواهی و به هیات گزارش نماید تا به هنگام طرح پرونده مربوطه در حدود مقررات این آئین نامه منجر به قرار لازم و مقتضی از سوی هیات گردد.
ماده 23- نسبت به املاکی که تحدید حدود نشده است پس از صدور تصمیم عملیات تحدیدی نسبت به مورد تقاضا، بر اساس نظر هیات انجام می‌پذیرد.
ماده 24- در اجرای ماده 2 قانون « حذف و اصلاح موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 با اصلاحات بعدی آن» مصوب مرداد ماده 1365 بر اساس درخواست و با معرفی دولت و یا شهرداری‌ها، ادارات ثبت حدود و مشخصات عرصه متصرفی احداث کننده بنا و ساختمان را اعلام می‌دارند و پس از ارائه سند انتقال رسمی، واحدهای ثبتی نسبت به ادامه عملیات ثبتی و صدور سند مالکیت عرصه و اعیان مورد نظر اقدام خواهند نمود.
در مواردی که نیاز به کارشناس رسمی باشد، ترتیب انتخاب و تعیین کارشناس تابع مقررات آئین‌دادرسی مدنی و سایر مقررات مورد عمل و جاری در خصوص تعیین و انتخاب و اعتراض به نظر کارشناس خواهد بود.
ماده 25- هر یک از کارکنان واحدهای ثبتی به اقتضای پست سازمانی مورد تصدی و وظائف اداری خود مسئولیت اجرای صحیح و دقیق تصمیمات هیات‌ها و اعمال دستورات مدیران واحدهای ثبتی و امور محوله در این خصوص را به عهده دارند و در اجرای قانون و این آئین‌نامه مکلفند نهایت همکاری را به عمل آورند.
